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Mudança no Rateio de Água em Condomínios

Mudança no Rateio de Água em Condomínios.

A preocupação com o uso consciente dos recursos naturais estimula a criação de soluções que resultem em menor impacto da atuação humana no meio ambiente. Essas alternativas ao consumo voraz de bens naturais são fomentadas visando sobretudo consciência social e ambiental e economia financeira.

No último dia 12 de julho, o presidente em exercício Michel Temer sancionou a Lei Federal No. 13.312 (veja aqui a lei). Sua principal atribuição é a mudança no rateio de água em condomínios. A nova torna obrigatória a medição individualizada do consumo hídrico nas novas edificações condominiais. O principal benefício da adoção da nova lei é a preocupação com o meio ambiente e o uso sustentável de água pelo condomínio.

A Lei 13.312 entrará em vigor em cinco anos contados de sua publicação no Diário Oficial da União. Ou seja, somente a partir de julho de 2021. As mudanças no rateio de água no condomínio incidirão apenas sobre as novas edificações. As demais edificações (anteriores ao referido prazo) que seguirem com o modelo de medição coletiva do consumo de água não serão afetadas.

Pauta - Mudança no Rateio de Água em Condomínios

Muitos condomínios ainda dispõem de medição coletiva do consumo de água. A adoção da lei 13.312 e as mudanças consequentes no rateio de água em condomínio, o desperdício será reduzido.

A realidade atual é a de que muitos condomínios ainda dispõem de medição coletiva do consumo de água. O cenário atual vai muito além do desperdício de água: condôminos que utilizam o bem natural de forma consciente e comedida são prejudicados, já que o valor cobrado não é proporcional à quantidade de água consumida por cada condômino.

No entanto, duas ressalvas importantes: a lei 13.312 se aplica à todo tipo de condomínio (residencial, misto, industrial etc.), e não previu sanção à aqueles que a descumprirem. Ainda que a a nova lei sobre rateio de água seja bem-vinda em tempos de conscientização social e ambiental, é inegável que ela o fez de maneira superficial.

Novas discussões deverão acontecer no futuro sobre as lacunas da lei. A Estasa acompanhará tudo de perto e sempre manterá o seu leitor informado.

Nós queremos saber: você já teve algum problema com o rateio de água dentro do seu condomínio? A Estasa possui uma equipe preparada para ajudá-lo a cortar custos e reduzir despesas desnecessárias no condomínio. Solicite uma proposta e entre em contato com a nossa equipe clicando aqui.

A Importância do Quadro de Avisos na Portaria

Quadro de avisos na portaria

Hoje trazemos mais um assunto relativo ao dia-a-dia do condomínio: a importância do quadro de avisos na portaria.

A questão de ter um quadro não é uma obrigação legal. O que é obrigatório é manter os documentos relacionados a questões trabalhistas disponíveis para uma eventual fiscalização. De qualquer forma, para seguirmos os modernos princípios da gestão, a transparência é um item importante. Desta maneira, o quadro de avisos é o espaço onde o síndico mostra como está a gestão do condomínio. Seja para fornecedores ou moradores, ter um quadro de avisos atualizado denota uma gestão eficiente e honesta do síndico.

Sob este conceito recomendamos fixar o quadro em um ponto de fácil acesso a todos. A maior parte dos condomínios escolhe a entrada de serviço ou algum corredor de acesso à área comum do condomínio.

Este quadro nada mais é do que um local onde é possível fixar comprovantes, certificados, relatórios, circulares. O modelo mais comum é um quadro com vidro e chave, o que permite proteger o documento e ainda assim permitir sua leitura. A questão de proteção está ligada ao fato de que alguns documentos são um comprovante ou certificado e, a obtenção de uma segunda via pode ser demorada ou mesmo trabalhosa. A maior parte destes quadros é feita de feltro, permitindo a fixação através de taxas removíveis.

Analisando o que deve ser colocado no quadro, podemos separar os documentos em 4 tipos: (1) identidade do condomínio; (2) documentos trabalhistas; (3) certificados e inspeções da infraestrutura do condomínio; (4) avisos aos moradores.

Files

Pilha de documentos são passado. A Estasa irá lhe ajudar com toda a documentação que precisa ser afixada no quadro de avisos.

Identidade do condomínio

Esta identidade é o Cartão CNPJ do condomínio, que pode ser obtido diretamente no site da Receita Federal

Documentos trabalhistas

Nesta categoria incluímos um quadro com a escala de trabalho dos funcionários (horário de entrada, saída, folgas, etc.), a o comprovante de pagamento da última guia de INSS (a administradora do condomínio deve enviar mensalmente ao condomínio, normalmente através da pasta de prestação de contas) e o certificado de treinamento do designado CIPA. Que é o comprovante de que um funcionário realizou o treinamento obrigatório de prevenção de acidentes

Certificados e inspeções de infraestrutura

Neste item, o recomendado é que o condomínio deixa a mostra para todos os moradores e visitantes os comprovantes de manutenção periódica, mostrando que o condomínio está em dia com suas obrigações: lavagem caixa d´água; dedetização, inspeção de para-raios, teste de mangueiras de incêndio, etc.

Aviso aos moradores

Este item não é obrigatório, muitos condomínios optam por não colocar no quadro de avisos, mas em locais ainda mais fácil de acessar como os elevadores.

Aqui entram todas as informações importantes para os moradores poderem saber de eventuais iniciativas e antecipar problemas, exemplo: interrupção de água para manutenções, regras de convivência, limites de velocidades, locais de correto estacionamento de veículos e bicicletas, informes de reuniões, etc.

Pareceu complicado? Hoje as principais administradoras de condomínio ajudam os síndicos. A Estasa conta com uma equipe qualificada para auxilia-lo a reunir todos os documentos necessários para o quadro de avisos.

Solicite uma proposta aqui. Ficaremos em poder ajudá-lo!

Retenção de Impostos na Fonte – Regras Tributárias

Retenção de Impostos na Fonte – Regras Tributárias

Apesar de condomínios não se enquadrarem como Pessoa Jurídica, eles possuem CNPJ, e para fins tributários, precisam seguir muitas regras fiscais, principalmente as que recaem sobre seus fornecedores e funcionários.

O sistema tributário brasileiro é complexo e com um conjunto de especificações que mudam com muita frequência. É importante ficar atento, pois erros implicam em custos extras aos contribuintes em função de multas e juros.

A lei de retenção de impostos pela fonte pagadora

Historicamente, a obrigação de recolher impostos é de quem recebe o dinheiro. A partir de 19 de Junho de 2016, o governo publicou a lei nº 13.137 (clique aqui para lê-la) com significativas alterações.

Na prática, você recolhe direto parte do imposto e paga ao fornecedor o valor do serviço menos este imposto já recolhido. Isso foi feito com o objetivo de reduzir a sonegação, como uma parte do imposto já foi recolhida fica mais fácil verificar se a parte faltando não foi paga.

Esta lei valia apenas para Notas Fiscais com valores superiores a R$ 5.000,00. A partir de Junho de 2015, este valor foi reduzido para apenas R$ 215,05. Esta redução impactou muito os condomínios uma vez que a maior parte dos serviços contratados pagam mensalmente valores entre R$ 215,05 e R$ 5.000,00. Com isso, todos os meses os condomínios passaram a precisar recolher tributos de vários fornecedores. Caso não o façam, responderão pelo erro através de juros, multas ou até mesmo por crime de apropriação indébita.

Pauta - Retenção de Impostos na Fonte - Regras Tributárias

Retenção de impostos: condomínios precisam estar atentos para as novas mudanças tributárias.

A retenção de impostos e o recolhimento destes tributos deve seguir várias regras, o que aumenta a importância de se utilizar um especialista. Veja alguns exemplos de regras:

  • Impostos sujeitos a retenção: PIS, COFINS, CSLL, INSS, ISS e IR.
  • Empresas emissoras de NF que operam no regime simples nacional não estão sujeitas a retenção de impostos.
  • Quando da emissão da nota fiscal, da fatura ou do recibo de prestação de serviços, a contratada deverá destacar o valor da retenção com o título de “retenção para a previdência social”.
  • Caso o valor seja igual ou inferior a 10,00 (dez reais), fica dispensada a retenção de imposto do PIS/COFINS/CSLL
  • A menção das Contribuições ao PIS, CSLL é obrigatória, por força do  do art. 1º da Instrução Normativa nº 459/2004 nas notas fiscais de serviços.
  • Quanto ao Imposto de Renda Retido na Fonte, o prestador de serviço poderá destacá-lo no corpo do documento fiscal, embora não seja obrigatório.
  • No caso do tomador do serviço não estar estabelecido no município do Rio de Janeiro, deverá ser observada a legislação do seu município para casos de retenção do imposto.

Como os condomínios devem atuar

No passado, os condomínios sempre atuaram sem grandes preocupações com fiscalizações fiscais: o condomínio não recolhia tributos sobre suas receitas, pois estas eram consideradas rateio de despesas.

No entanto, com a nova lei de retenção de impostos, a necessidade de fiscalização aumentará: caso aconteça um erro, o fornecedor cairá na malha fiscal. Finalmente,  caso seja apurado que o erro é do condomínio, este será punido. Condomínios que sempre atuaram sem grande preocupação com temas fiscais devem ficar atentos e buscar uma administradora preparada para realizar as retenções de forma correta. 

A Estasa tem na consultoria constante e precisa, e na disponibilização de ferramentas tecnológicas, a sua melhor forma de contribuir com o Síndico na gestão do Condomínio, no sentido de torna-la sempre eficiente e tranquila.

Solicite uma proposta e entre em contato com a nossa equipe clicando aqui. Ficaremos feliz em poder ajuda-lo!

Qual a importância da Administradora de Condomínios

Qual a importância da administradora de condomínios?

Frequentemente, as pessoas não entendem o que uma administradora de condomínios faz e nem qual é a sua importância. A tarefa de ser síndico é um trabalho bastante árduo, que necessita de conhecimentos técnicos especializados (e que até alguns anos atrás não eram necessários). Uma boa administradora de condomínios facilita a vida do síndico e dos seus condôminos, aliando cômodas inovações tecnológicas (emissão de segunda via de contas, balancetes online, entre outras facilidades) com tradição no mercado, solidez e atenção ao seu cliente.

1 – Necessidade de ter uma administradora de condomínios

O atendimento técnico às demandas do síndico é fundamental. Ter uma boa administradora de condomínio significa:  ter uma empresa que auxilie o síndico com profissionais treinados e capacitados a responder as dúvidas do sindico e, principalmente, resolver os problemas do condomínio.

A tarefa de ser síndico de um condomínio traz consigo responsabilidades legais, que podem causar vários tipos de problemas na vida da pessoa que se habilite. O Síndico tem responsabilidade civil e criminal em relação aos assuntos do condomínio. Além disso, seu nome fica atrelado ao CNPJ do condomínio enquanto estiver na função, o que traz responsabilidades com relação às questões tributárias que envolvem o condomínio.

2 – Escolha da Administradora – momento importante

Na hora de escolher uma Administradora de Condomínios pesquise sua solidez, tempo de mercado, Patrimônio Líquido, visite sua sede, dentre outras providências importantes na horada escolha.

Prefira uma empresa certificada pela mais importante chancela desse mercado na atualidade que é o PROCONDO – Programa de Auto Regulamentação da Atividade Condominial, que é auditada pelo Bureau Veritas, a maior empresa de certificação do mundo, que analisa 154 itens de qualidade de serviços das Administradoras de Condomínios.

Pauta Qual a Importancia de uma Administradora De Condomínios - Foto Contendo Laptop e Ipad Simbolizando Modernidade

Modernidade e facilidades online: missão que toda (boa) administradora de condomínios deve oferecer para seus condôminos.

3 – Características desejáveis em uma administradora

Como pudemos observar, para auxiliar o Síndico na gestão de um condomínio, a empresa que se habilitar precisa estar bem preparada e contar com um corpo técnico capacitado e muito bem treinado. Além disso, a solidez e segurança da empresa que vai gerir os recursos do condomínio deve ser a garantia que trará a tranquilidade ao síndico e condôminos de que seus recursos estão em mãos responsáveis e com capacidade de arcar com quaisquer problemas que venham a ocorrer. Por isso alguns cuidados são importantes.

4- Vantagens Estasa

Na Estasa, o Síndico tem inúmeros benefícios que podem tornar sua gestão muito facilitada. Nossa equipe é treinada e especializada na administração de condomínios, mercado em que atuamos desde 1973. Nossas soluções tecnológicas alcançam todas as necessidades do condomínio, desde a emissão de uma segunda via do boleto de pagamento, passando pela exibição de balancetes dos últimos doze meses, até formas modernas de reservar espaços através, inclusive, de aplicativo para smartphone.

Estamos preparados para auxiliar condomínios de todos os tamanhos e complexidades, sempre mantendo o alto nível de atendimento e atenção ao condomínio, que nossos clientes merecem.

A Estasa conta com uma equipe capacitada para resolver qualquer dúvida sobre o tema da assembleia de condomínio. Entre em contato conosco neste link ou por telefone (2323-4400). Teremos o maior prazer em ajuda-lo.

Transações Imobiliárias: Prováveis Mudanças

Link da matéria original do Jornal O Dia sobre as alterações relativas às transações imobiliárias: clique aqui.

“Toda transação imobiliária tem que ser informada à Receita.

Presidente afastada Dilma Rousseff editou decreto dia 11 de maio.

Rio – “Desde o início do mês, um decreto editado ainda pela presidente Dilma Rousseff reforça o controle do Estado sobre as transações de imóveis em território brasileiro. O Decreto 8.764 criou o Sistema Nacional de Gestão de Informações Territoriais (Sinter) que obriga todos os cartórios do país a comunicarem à Receita Federal as transações imobiliárias e as respectivas propriedades dos imóveis desde 1976.

Foto da Presidente Dilma Rousseff para a pauta Transações Imobiliárias Prováveis Mudanças no Blog da Estasa

Cartórios do país não são favoráveis a criação do SINTER, editado pelo decreto 8.764 pela presidente afastada Dilma Rousseff.

Os cartórios deverão enviar os dados em um ano a partir da publicação do manual operacional do sistema. Ainda não há previsão para a divulgação deste documento.

Antes disso, os cartórios comunicavam suas transações à Receita, mas agora terão de informar até negociações antigas, a partir de 1976, o que cria uma espécie de “supercartório” sob a administração do Fisco. Outras organizações, como o Banco Central, poderão acessar esses dados.

A medida foi mal recebida entre registradores de imóveis. “O controle da propriedade imobiliária no Brasil é operado pela sociedade, por meio dos cartórios de registros de imóveis, que estão na alçada do Poder Judiciário e são instrumentos de garantia do Estado de Direito, para concretização do direito de propriedade e de sua função social. O decreto é uma afronta ao direito do povo brasileiro. Isso tem que ficar na mão da sociedade”, disse Flauzilino Santos, diretor de tecnologia do Instituto de Registro Imobiliário.”

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Em resumo, a Estasa entende que a ideia do Sinter é centralizar em um único banco de dados, todas as informações sobre o registro de terras e imóveis no país, que atualmente não é centralizada. A aplicação dessa mudança se busca uma melhor gestão dessas informações e também fomentar ações de combate à sonegação de impostos e lavagem de dinheiro.

Como funciona uma Assembleia de Condomínio? Devo Participar?

Devo participar da assembleia de condomínio?

Podemos dizer que a Assembleia de Condomínio é a reunião para a tomada de decisões sobre tudo que se refere ao seu condomínio. Para entender melhor, devemos pensar a área comum do condomínio como uma empresa, onde cada proprietário é sócio, e todos têm as mesmas participações e, por consequência, peso na tomada de decisão. A assembleia de condomínio é, portanto, um momento onde as decisões são tomadas, logo, é recomendado que todos os condôminos participem.

O que é uma assembleia de condomínio?

É obrigatória a realização de pelo menos uma assembleia de condomínio anualmente. O seu nome oficial é “Assembleia Geral Ordinária” (AGO) e a data é definida pela convenção do condomínio. Nestas reuniões existem temas obrigatórios como a aprovação de contas do exercício anterior (últimos 12 meses), previsão orçamentária para os 12 meses seguintes e a eleição de síndico e membros do conselho. Algumas convenções preveem o mandato de síndico de 24 meses (nestes casos a eleição ocorre a cada dois anos).

Qualquer outro tema relativo ao condomínio, convivência entre os moradores ou que impactem de alguma forma a vida ou o funcionamento do condomínio como um todo, podem e devem ser levados para a assembleia. O ideal é que todos os temas sejam previamente listados para que os outros condôminos possam tomar conhecimento e se preparar para as discussões. A lista do que será discutido consta na pauta da reunião e, normalmente, o último tema da pauta é “Assuntos Gerais”, onde os participantes podem levantar outras questões para apreciação.

Além desta assembleia anual, caso haja necessidade, outras assembleias podem ser convocadas ao longo ao ano. Denominadas “Assembleias Gerais Extraordinárias” (AGE), elas precisam ser convocadas para discussão de temas urgentes que não foram definidos na AGO.

Confira as dicas que a Estasa separou para a pauta "Assembleias de condomínio, como funcionam? Devo participar?"


A assembleia é o momento onde as mais importantes decisões sobre o seu condomínio são tomadas.

Como funciona a assembleia de condomínio?

O síndico é o responsável pela convocação de uma assembleia. Esta deve ser feita por uma carta específica a este fim, individual para cada morador, contendo data, hora e a pauta a ser discutida e entregue de praxe pelo menos 8 dias úteis antes da realização da mesma. Caso os condôminos decidam convocar uma assembleia sem o pedido formal do síndico são necessárias assinaturas de ¼ (um quarto) dos proprietários.

Não existem leis que regulem horário, número de participantes ou duração de uma assembleia de condomínio. Em algumas convenções existe a previsão de interrupção de convenções que passem de determinado horário (sendo a continuação marcada para outro dia). Normalmente as assembleias de condomínio são realizadas a noite para facilitar a participação do maior número possível de pessoas.

As decisões são feitas através de votação dos participantes. O sistema de votação em reunião de condomínio assegura o direito de cada apartamento (unidade) ter um voto, independente da sua superfície em metros quadrados. Ou seja, o maior apartamento (em superfície) tem o mesmo peso na hora da votação que o menor apartamento. A única restrição legal existente é que unidades com cotas condominiais em atraso não podem votar. Recomendamos a distribuição de cartelas coloridas que facilitam a contagem de votos em uma votação em condomínios muito grandes.

Finalmente, tudo que é discutido em uma assembleia de condomínio precisa ser registrado em uma ata, que deve ser registrado em cartório para que tenha seu valor legal consolidado.

Existem muitos outros temas que giram em torno da assembleia de condomínio, e portanto, sempre surgem muitas dúvidas. A sua administradora é quem deve lhe orientar sobre qualquer questão adicional.

A Estasa conta com uma equipe capacitada para resolver qualquer dúvida sobre o tema da assembleia de condomínio. Entre em contato conosco neste link ou por telefone (2323-4400). Teremos o maior prazer em ajuda-lo.

Condomínio Novo: Dicas Importantes Para uma Mudança Tranquila

Condomínio Novo: Dicas Importantes Para uma Mudança Tranquila

A mudança para um condomínio novo (ou casa nova) é sempre um momento de alegria. No entanto, se o novo lar em questão é em um condomínio “zero Km”, isto é, recém-implantado, algumas tarefas adicionais precisam ser cumpridas para garantir uma mudança tranquila. O blog da Estasa separou todos os passos que precisam ser seguidos para você não ter dor de cabeças.

Etapa 1: AGI

A implantação do condomínio novo é o momento após a construtora acabar a obra, obter o Habite-se e entregar as chaves aos moradores. Neste momento, a construtora agenda uma AGI (assembleia geral de implantação) com alguns objetivos:

(1) passar instruções aos moradores sobre a entrega das chaves;
(2) explicar o funcionamento básico do condomínio;
(3) explicar as regras gerais de mudança e obras;
(4) propor e aprovar um plano orçamentário e cota condominial;
(5) eleger o síndico e membros do conselho. Aconselhamos que os moradores compareçam, prestem atenção e façam perguntas. A eleição é um momento onde é possível descobrir e até conhecer melhor seus vizinhos.

Etapa 2: Água e Luz

A etapa seguinte da mudança para um condomínio novo é, sem dúvida, ligar a água e a luz. A ligação da água é um processo simples e automático. Ao abrir as torneiras, se a água não estiver saindo basta descobrir onde fica o registro geral do seu apartamento e abri-lo. Tenha o cuidado de manter as torneiras e chuveiros fechados no momento que for abrir o registro geral para evitar alagamentos.

A ligação da luz precisará de um pouco mais de esforço e só poderá ser realizada após a liberação da construtora. É preciso solicitar junto à distribuidora local de energia (Light na cidade do Rio de Janeiro) o relógio de medição como: LIGAÇÃO NOVA. Para isto vá na unidade mais próxima da Light levando original e cópia do contrato de compra, CPF e RG do proprietário. O processo demora aproximadamente 72 horas após a solicitação.

Etapa 3: Pequenas Obras

Quem se muda para um apartamento novo não consegue fugir de realizar pequenas obras. O novo morador precisa consultar a legislação municipal e a convenção do condomínios para entender o que é permitido. Dois problemas muito comuns são mudanças que impliquem em alteração de fachada ou mudanças na área comum do condomínio.

Os problemas mais comuns são:

(1) janelas de serviço  – normalmente não são entregues pela construtora e precisam seguir um padrão definido na convenção ou na primeira assembleia do condomínio;
(2) compressores de ar condicionado modelo Split – não podem ser instalados em qualquer local. Eles precisam seguir normas determinadas pela legislação e convenção;
(3) toldos e fechamento de varandas – precisam seguir as leis municipais relativas a alteração de fachada.
(4) mudança internas de paredes – só podem ser realizadas após a consulta ao “manual do proprietário” e por equipe especializada de forma a evitar impactos na estrutura. Mais uma coisa que passa despercebida e gera confusão.
(5) O hall do elevador, mesmo em apartamentos com halls exclusivos, faz parte da área comum do condomínio e precisa de autorização para mudança.

Confira as dicas que a Estasa separou para a pauta "Condomínio Novo: Dicas Importantes Para uma Mudança Tranquila"

Mudança sem dores de cabeça? Confira todas as dicas abaixo do post “Condomínio Novo: Dicas Importantes Para uma Mudança Tranquila”

Tudo pronto? Então é a hora da mudança!

Etapa 4: Mudança

A mudança deve seguir horários determinados na convenção ou regulamento interno do condomínio. Normalmente nos meses iniciais, os horários de mudança são flexibilizados para facilitar os moradores.

Para planejar seu orçamento neste momento de mudança é importante não esquecer de uma cota extra de condomínio chamada de “enxoval”. Esta cota acontece apenas uma vez e tem por objetivo comprar tudo que o condomínio precisa para operar e não estava previsto no escopo da construtora (equipamentos de escritório, limpeza, utensílios para empregados, etc.).

Na AGI (assembleia de instalação), é apresentada uma previsão orçamentária do condomínio, e uma estimativa do valor de cota condominial ordinária (a ser paga mensalmente) para as unidades. Este valor pode variar em função da fração ideal de cada unidade. Esta mudança é significativa apenas em apartamentos especiais como coberturas ou com áreas maiores que as demais.

Não se esqueça, é fundamental manter junto a empresa administradora do condomínio, o endereço que gostaria de receber a cobrança, principalmente se não estiver ainda ocupando o apartamento.

Essas tarefas parecem muito técnicas ou trabalhosas para serem realizadas sozinhas? Aí que aparece o trabalho de uma boa administradora, pois ele terá uma área especializada em implantação de condomínios que auxiliará em cada um dos pontos.

A Estasa possui um departamento especializado em implantação de condomínios. Entre em contato conosco neste link. Ficaremos felizes em poder ajudá-lo.

Dicas aos síndicos sobre implantação de condomínios

Dicas aos síndicos sobre implantação de condomínios

A implantação do condomínio é o momento após a construtora acabar a obra, obter o Habite-se e entregar as chaves aos moradores. Neste momento a construtora agenda uma AGI (assembleia geral de implantação) com alguns objetivos:

(1) passar instruções aos moradores sobre a entrega das chaves;
(2) explicar o funcionamento básico do condomínio;
(3) explicar as regras gerais de mudança e obras;
(4) propor e aprovar um plano orçamentário e cota condominial e
(5) eleger o síndico e membros do conselho.

O primeiro síndico eleito de um condomínio enfrenta desafios adicionais por conta da instalação. Veja algumas dicas importantes para facilitar este processo.

Passo #1: Obtenção do CNPJ

Iniciar um condomínio inclui etapas similares a abertura de uma empresa. A primeira delas é a obtenção de um CNPJ. Para isto basta reunir a convenção registrada, a ata de assembleia que deliberou sobre a implantação do condomínio, a constituição do síndico registrada e fazer o cadastro no site da Receita Federal. Após este cadastro é possível gerar o DBE (documento básico de entrada) que o síndico deve assinar e reconhecer firma. Após isso os documentos devem ser enviados para a Delegacia da Receita Federal indicada pelo site em função do endereço do condomínio. O prazo médio, se não acontecer novas exigências, é de 7 dias.

Passo #2: Contas de Água, Luz e Gás.

O próximo passo da implantação de condomínios é ajustar as contas das concessionárias (água, luz e gás) que estarão em nome da construtora. A partir do dia seguinte a AGI, o valor a ser pago é de responsabilidade do condomínio. É importante que logo após a obtenção do CNPJ um representante do condomínio altere a titularidade dessas contas. A conta de luz deve ser aberta junto a distribuidora de energia (Light no Rio de Janeiro), de água/esgoto (CEDAE ou concessionária Foz no Rio de Janeiro) e Gás (CEG). Todas estas aberturas de conta precisarão ser feitas de forma presencial por se tratar da primeira instalação em nome do condomínio.

Passo #3: Compra do enxoval

No dia da AGI, a construtora deverá agendar junto com o síndico a entrega da área comum. Este processo é uma vistoria do síndico junto com a construtora para validar que toda a especificação do projeto está conforme prometida. Mas isso não significa que toda a área comum está pronta para ser utilizada. Vários itens fundamentais para o uso precisam ser comprados e para isto existe uma cota extra única chamada de enxoval. Esta arrecadação tem por objetivo comprar tudo que o condomínio precisa para operar e que não estava previsto no escopo da construtora, normalmente equipamentos de escritório, limpeza, utensílios para empregados, etc. Este valor pode ser em parcela única ou prestações e deverá ser aprovada em uma AGE (assembleia geral extraordinária) convocada para esta finalidade.

Quais são os passos a serem seguidos logo após a implantação de condomínio? A Estasa listou todos

Conforto e tranquilidade: uma implantação de condomínio tranquila ocorre quando o síndico segue todos os passos que nós listamos em nosso post.

Passo #4: Execução das tarefas e manutenção

Para uma operação eficiente o síndico deve tomar as decisões mais importantes: número de empregados, horários de trabalho e tarefas de cada um. Para isso é preciso planejar o funcionamento do condomínio. Importante não esquecer das tarefas de recrutar e treinar a equipe.

Outra tarefa importante é garantir o funcionamento dos equipamentos do condomínio: interfone, câmeras, portões automáticos, bombas, elevadores, etc. Deve-se planejar a manutenção destes desde o primeiro mês, sempre atento as garantias. Recomendamos sempre a utilização de contratos de manutenção com especialistas. Nesta etapa uma atenção especial deve ser dada aos grandes condomínios que possuem torre de água e ETE (estações de tratamento de esgoto). Estas instalações precisam ser mantidas por empresas especializadas cadastradas junto à secretaria do Meio Ambiente.

Na AGI, a construtora sempre entrega a convenção do condomínio e o regulamento interno. Apesar de detalhar a maior parte dos itens, algumas questões como horários de funcionamento de áreas de lazer, regras de operação e sorteios de vagas, normalmente precisam ser decididas após a entrega. O síndico deve listar estes itens levar para discussão na AGE (assembleia geral de instalação) para a definição. Esta AGE pode ser a mesma que aprovará a cota extra do enxoval.

Outro grande desafio do síndico é o 1o dia. A eleição de síndico acontece na AGI, normalmente à noite, e já no dia seguinte o condomínio está sob responsabilidade dele. Ele deve planejar junto com a construtora a transição das responsabilidades de controle, de acesso e segurança.

Passo #5: Escolha de uma boa administradora

Outra questão que deverá ser aprovada na AGI é a escolha da administradora (em alguns casos a construtora escolhe a administradora para o primeiro ano), pois esta será responsável pela emissão dos boletos de cobrança de cota condominial. Afinal, sem recursos não se consegue implementar a maior parte destas tarefas. A administradora contratada deverá apoiar o síndico também nestas etapas, e algumas já contam com departamentos e funcionários especializados no processo de implantação de condomínios.

Essas tarefas parecem muito técnicas ou trabalhosas para realizar sozinho? Aí que aparece o trabalho de uma boa administradora, pois ele terá uma área especializada em implantação de condomínios que auxiliará em cada um dos pontos.

Síndico, queremos ouvir de você como foi o processo de implementação? Foi tranquila ou você teve algum percalço? Você ainda possui alguma dúvida sobre esse processo?

A Estasa possui um departamento especializado em implantação de condomínios. Entre em contato conosco neste link. Ficaremos felizes em poder ajudá-lo.

Certificado Digital: afinal, meu condomínio precisa de um?

Afinal, meu condomínio precisa de um certificado digital?

Seguindo nossa proposta de falar sobre temas relevantes, sempre de forma clara e direta, com propostas de iniciativas aplicáveis ao dia a dia do condomínio, trazemos hoje a questão do certificado digital.

Com o avanço da tecnologia sobre todos os aspectos da vida uma questão fundamental passou a ser a de que como garantir que a pessoa que solicitou o serviço está autorizada para tal função. A resposta para essa pergunta veio com o certificado digital, uma ferramenta para ser um tipo de “reconhecimento de firma da web”.

O certificado digital pode ser descrito como uma assinatura eletrônica, uma forma de provar online que a pessoa que está solicitando o serviço está realmente autorizada para isso. Um documento enviado ou aprovado através de um certificado digital tem o mesmo valor legal de um físico com firma reconhecida.

Certificado digital: seu condomínio precisa sim ou não?

A próxima pergunta é: todos os condomínios precisam de certificado digital? A resposta é sim e não.

A próxima pergunta é: e todos os condomínios precisam disso? A resposta é sim e não. Na teoria todos os condomínios precisam ter um certificado digital válido, mas o uso hoje ainda é restrito a consulta ao site da CEF para liberação de FGTS de funcionários demitidos, agenda da homologação de demissões e entrega de declaração de DIRF (declaração de imposto de renda). Com isso, condomínios que não possuem funcionários ou utilizam apenas mão de obra terceirizada não precisam de um certificado digital válido. Mas é importante deixar claro que em 2017 existe a expectativa de uso do certificado para novas funções o que tornará o certificado necessário a todos.

Falamos em pessoa autorizada. No caso de condomínios, a pessoa autorizada é o síndico eleito. A prova dos poderes do síndico só é aceita a partir da Ata da Assembleia da eleição do mesmo registrada.

A obtenção do certificado digital hoje é um processo relativamente simples. Ele é obtido junto a uma autoridade certificadora, um tipo de cartório virtual, e existem várias empresas que realizam este serviço. Os documentos necessários são: (1) ata de eleição do síndico registrada em cartório; (2) RG e CPF do síndico (quando este for proprietário de imóvel no condomínio); (3) foto 3 x4; (4) comprovante de residência e (5) certidões do condomínio.

Pareceu complicado?

Hoje as principais administradoras de condomínio realizam este serviço para seus clientes, selecionando uma certificadora e organizando os documentos necessários para a obtenção do certificado.

Como reduzir a inadimplência condominial

Como reduzir a inadimplência condominial

Seguindo nossa proposta de falar sobre temas relevantes, sempre de forma clara e direta, trazemos a questão da inadimplência condominial.

Com a crise batendo à porta neste início de 2016, a inadimplência condominial segue em alta. este tema é uma grande fonte de dor de cabeça para os síndicos. As cotas do condomínio apresentam, normalmente, índices de não-pagamento maiores que outras contas. Isso acontece, pois, a legislação permite cobrança máxima de multa de 2% e juros de 1% ao mês em caso de atraso. Valores maiores que este até podem ser praticados, mas precisam ser aprovados em assembleia.

Apresentaremos uma lista de dicas para o síndico aplicar e evitar a inadimplência condominial (e, consequentemente, melhorar a arrecadação):

Dica #1 – Avise sobre aumentos ou cotas extras

Cada vez mais o dinheiro das pessoas é contado, chegamos ao final do mês sem nenhum recurso sobrando. Com isso, um aumento repentino de condomínio ou uma cota extra inesperada pode significar uma despesa extra que o morador não está preparado e não tem recursos para arcar. A dica aqui é sempre avisar aos moradores pelo menos dois meses antes do aumento acontecer para que possam se planejar. Ex: se for colocar uma cota extra para pagar o 13º nos meses de novembro e dezembro, avise aos moradores em setembro. Se precisar de recursos para uma obra repentina, use o fundo de reserva e avise aos moradores que dois meses depois irá realizar a cota para repor o fundo.

Dica #2 – Lembre imediatamente aos moradores de atrasos

Muitas vezes o não pagamento da cota condominial acontece por erros, esquecimento ou fatores como viagens. Assim que detectar um atraso, principalmente de unidades que costumam pagar em dia, avisa sobre o não-recebimento. Evitar o acúmulo de cotas ou que o recurso seja utilizado com outras despesas é fundamental. Muitas administradoras de condomínio enviam correspondências “lembrete”, falando de forma polida e suave com os moradores assim que o atraso é identificado

Dica #3 – Defina uma regra rígida de cobrança

Mesmo em condomínios, o processo de cobrança precisa ser eficiente e disciplinado. Isso implica em definir UMA “régua de cobrança”, ou seja, uma escala onde após certos prazos pré-definidos de atraso acontece o envio de cartas para unidades em atraso, ligações telefônicas e até o início de um processo judicial. O desenho e a execução de uma régua de cobrança eficiente normalmente são feitos pela administradora de seu condomínio.

Dica # 4 – Faça acordos para receber as cotas em atraso

É importante sempre tentar ao máximo os acordos amigáveis ou extrajudiciais, pois o recebimento é mais rápido e o condomínio evita despesas para iniciar processos na justiça. Neste caso recomendamos que a empresa responsável pela cobrança já tenha em mãos parâmetros para fazer acordos de parcelamento. Parcelar pode não parecer justo, mas pense que se a unidade não teve recursos para pagar em dia, dificilmente vai conseguir pagar todo o atrasado e ainda a cota deste mês. Importante deixar claro que o síndico não tem autonomia para perdoar juros e multa. Decisões deste tipo precisam ser levadas e discutidas na assembleia.

Acordos para a redução da inadimplência

Lembre-se: acordos são a melhor forma de reduzir a inadimplência

Dica # 5 – Use os meios legais de cobrança

Se nada resolver, utilize os meios legais de cobrança. O processo é simples e o ganho é garantido, mas sem acordo entre as partes pode levar alguns anos. O ideal é não deixar passar muito tempo, entre 3-6 meses do atraso inicial. Antes do início do processo, a administradora notifica a unidade devedora do início do processo judicial. Neste momento, muitas unidades que possuem inadimplência condominial buscam um acordo. O novo CPC (Código de Processo Civil) iniciado em março de 2016 promete agilizar estes processos.

Dica # 6 – Planeje-se para evitar faltar dinheiro

Lembre-se, o condomínio deve ser pensado de forma profissional, pois existem empregados, obrigações legais e contratos com fornecedores mensalmente. Para evitar que a inadimplência condominial deixe o síndico sem recursos para despesas importantes, é necessário um planejamento. Isto deve ser feito no momento da previsão orçamentária a ser discutida na AGO (Assembleia Geral Ordinária). Se o histórico de não-pagamentos for de 10% por exemplo, coloque isso no orçamento.

Lembre-se: não cobrar significa falta de dinheiro e necessidade de cotas extra para cobrir o déficit. A consequência disso é um aumento da inadimplência condominial.

A Estasa conta com uma equipe qualificada para ajudá-lo na diminuição e resolução da inadimplência condominial. Solicite uma proposta aqui. Ficaremos em poder ajudá-lo.