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Dicas aos síndicos sobre implantação de condomínios

Dicas aos síndicos sobre implantação de condomínios

A implantação do condomínio é o momento após a construtora acabar a obra, obter o Habite-se e entregar as chaves aos moradores. Neste momento a construtora agenda uma AGI (assembleia geral de implantação) com alguns objetivos:

(1) passar instruções aos moradores sobre a entrega das chaves;
(2) explicar o funcionamento básico do condomínio;
(3) explicar as regras gerais de mudança e obras;
(4) propor e aprovar um plano orçamentário e cota condominial e
(5) eleger o síndico e membros do conselho.

O primeiro síndico eleito de um condomínio enfrenta desafios adicionais por conta da instalação. Veja algumas dicas importantes para facilitar este processo.

Passo #1: Obtenção do CNPJ

Iniciar um condomínio inclui etapas similares a abertura de uma empresa. A primeira delas é a obtenção de um CNPJ. Para isto basta reunir a convenção registrada, a ata de assembleia que deliberou sobre a implantação do condomínio, a constituição do síndico registrada e fazer o cadastro no site da Receita Federal. Após este cadastro é possível gerar o DBE (documento básico de entrada) que o síndico deve assinar e reconhecer firma. Após isso os documentos devem ser enviados para a Delegacia da Receita Federal indicada pelo site em função do endereço do condomínio. O prazo médio, se não acontecer novas exigências, é de 7 dias.

Passo #2: Contas de Água, Luz e Gás.

O próximo passo da implantação de condomínios é ajustar as contas das concessionárias (água, luz e gás) que estarão em nome da construtora. A partir do dia seguinte a AGI, o valor a ser pago é de responsabilidade do condomínio. É importante que logo após a obtenção do CNPJ um representante do condomínio altere a titularidade dessas contas. A conta de luz deve ser aberta junto a distribuidora de energia (Light no Rio de Janeiro), de água/esgoto (CEDAE ou concessionária Foz no Rio de Janeiro) e Gás (CEG). Todas estas aberturas de conta precisarão ser feitas de forma presencial por se tratar da primeira instalação em nome do condomínio.

Passo #3: Compra do enxoval

No dia da AGI, a construtora deverá agendar junto com o síndico a entrega da área comum. Este processo é uma vistoria do síndico junto com a construtora para validar que toda a especificação do projeto está conforme prometida. Mas isso não significa que toda a área comum está pronta para ser utilizada. Vários itens fundamentais para o uso precisam ser comprados e para isto existe uma cota extra única chamada de enxoval. Esta arrecadação tem por objetivo comprar tudo que o condomínio precisa para operar e que não estava previsto no escopo da construtora, normalmente equipamentos de escritório, limpeza, utensílios para empregados, etc. Este valor pode ser em parcela única ou prestações e deverá ser aprovada em uma AGE (assembleia geral extraordinária) convocada para esta finalidade.

Quais são os passos a serem seguidos logo após a implantação de condomínio? A Estasa listou todos

Conforto e tranquilidade: uma implantação de condomínio tranquila ocorre quando o síndico segue todos os passos que nós listamos em nosso post. 

Passo #4: Execução das tarefas e manutenção

Para uma operação eficiente o síndico deve tomar as decisões mais importantes: número de empregados, horários de trabalho e tarefas de cada um. Para isso é preciso planejar o funcionamento do condomínio. Importante não esquecer das tarefas de recrutar e treinar a equipe.

Outra tarefa importante é garantir o funcionamento dos equipamentos do condomínio: interfone, câmeras, portões automáticos, bombas, elevadores, etc. Deve-se planejar a manutenção destes desde o primeiro mês, sempre atento as garantias. Recomendamos sempre a utilização de contratos de manutenção com especialistas. Nesta etapa uma atenção especial deve ser dada aos grandes condomínios que possuem torre de água e ETE (estações de tratamento de esgoto). Estas instalações precisam ser mantidas por empresas especializadas cadastradas junto à secretaria do Meio Ambiente.

Na AGI, a construtora sempre entrega a convenção do condomínio e o regulamento interno. Apesar de detalhar a maior parte dos itens, algumas questões como horários de funcionamento de áreas de lazer, regras de operação e sorteios de vagas, normalmente precisam ser decididas após a entrega. O síndico deve listar estes itens levar para discussão na AGE (assembleia geral de instalação) para a definição. Esta AGE pode ser a mesma que aprovará a cota extra do enxoval.

Outro grande desafio do síndico é o 1o dia. A eleição de síndico acontece na AGI, normalmente à noite, e já no dia seguinte o condomínio está sob responsabilidade dele. Ele deve planejar junto com a construtora a transição das responsabilidades de controle, de acesso e segurança.

Passo #5: Escolha de uma boa administradora

Outra questão que deverá ser aprovada na AGI é a escolha da administradora (em alguns casos a construtora escolhe a administradora para o primeiro ano), pois esta será responsável pela emissão dos boletos de cobrança de cota condominial. Afinal, sem recursos não se consegue implementar a maior parte destas tarefas. A administradora contratada deverá apoiar o síndico também nestas etapas, e algumas já contam com departamentos e funcionários especializados no processo de implantação de condomínios.

Essas tarefas parecem muito técnicas ou trabalhosas para realizar sozinho? Aí que aparece o trabalho de uma boa administradora, pois ele terá uma área especializada em implantação de condomínios que auxiliará em cada um dos pontos.

Síndico, queremos ouvir de você como foi o processo de implementação? Foi tranquila ou você teve algum percalço? Você ainda possui alguma dúvida sobre esse processo?

A Estasa possui um departamento especializado em implantação de condomínios. Entre em contato conosco neste link. Ficaremos felizes em poder ajudá-lo.

Certificado Digital: afinal, meu condomínio precisa de um?

Afinal, meu condomínio precisa de um certificado digital?

Seguindo nossa proposta de falar sobre temas relevantes, sempre de forma clara e direta, com propostas de iniciativas aplicáveis ao dia a dia do condomínio, trazemos hoje a questão do certificado digital.

Com o avanço da tecnologia sobre todos os aspectos da vida uma questão fundamental passou a ser a de que como garantir que a pessoa que solicitou o serviço está autorizada para tal função. A resposta para essa pergunta veio com o certificado digital, uma ferramenta para ser um tipo de “reconhecimento de firma da web”.

O certificado digital pode ser descrito como uma assinatura eletrônica, uma forma de provar online que a pessoa que está solicitando o serviço está realmente autorizada para isso. Um documento enviado ou aprovado através de um certificado digital tem o mesmo valor legal de um físico com firma reconhecida.

Certificado digital: seu condomínio precisa sim ou não?

A próxima pergunta é: todos os condomínios precisam de certificado digital? A resposta é sim e não.

A próxima pergunta é: e todos os condomínios precisam disso? A resposta é sim e não. Na teoria todos os condomínios precisam ter um certificado digital válido, mas o uso hoje ainda é restrito a consulta ao site da CEF para liberação de FGTS de funcionários demitidos, agenda da homologação de demissões e entrega de declaração de DIRF (declaração de imposto de renda). Com isso, condomínios que não possuem funcionários ou utilizam apenas mão de obra terceirizada não precisam de um certificado digital válido. Mas é importante deixar claro que em 2017 existe a expectativa de uso do certificado para novas funções o que tornará o certificado necessário a todos.

Falamos em pessoa autorizada. No caso de condomínios, a pessoa autorizada é o síndico eleito. A prova dos poderes do síndico só é aceita a partir da Ata da Assembleia da eleição do mesmo registrada.

A obtenção do certificado digital hoje é um processo relativamente simples. Ele é obtido junto a uma autoridade certificadora, um tipo de cartório virtual, e existem várias empresas que realizam este serviço. Os documentos necessários são: (1) ata de eleição do síndico registrada em cartório; (2) RG e CPF do síndico (quando este for proprietário de imóvel no condomínio); (3) foto 3 x4; (4) comprovante de residência e (5) certidões do condomínio.

Pareceu complicado?

Hoje as principais administradoras de condomínio realizam este serviço para seus clientes, selecionando uma certificadora e organizando os documentos necessários para a obtenção do certificado.

Como reduzir a inadimplência em seu condomínio

Como reduzir a inadimplência em seu condomínio

Seguindo nossa proposta de falar sobre temas relevantes, sempre de forma clara e direta, com propostas de iniciativas aplicáveis ao dia a dia do condomínio, trazemos hoje a questão da inadimplência, tema cada vez mais em pauta nestes momentos de crise. Apresentaremos uma lista de dicas para o síndico aplicar e melhorar a arrecadação.

Com a crise batendo a porta neste início de 2016 a inadimplência segue em alta. As cotas condominiais apresentam, normalmente, índices de não-pagamento maiores que outras contas. Isso acontece, pois, a legislação permite cobrança máxima de multa de 2% e juros de 1% ao mês em caso de atraso. Valores maiores que este até podem ser praticados, mas precisam ser aprovados em assembleia.

 Seguem 6 dicas para reduzir a inadimplência:

Dica #1 – Avise sobre aumentos ou cotas extras

Cada vez mais o dinheiro das pessoas é contado, chegamos ao final do mês sem nenhum recurso sobrando. Com isso, um aumento repentino de condomínio ou uma cota extra inesperada pode significar uma despesa extra que o morador não está preparado e não tem recursos para arcar. A dica aqui é sempre avisar aos moradores pelo menos dois meses antes do aumento acontecer para que possam se planejar. Ex: se for colocar uma cota extra para pagar o 13º nos meses de novembro e dezembro, avise aos moradores em setembro. Se precisar de recursos para uma obra repentina, use o fundo de reserva e avise aos moradores que dois meses depois irá realizar a cota para repor o fundo

Dica #2 – Lembre imediatamente aos moradores de atrasos

Muitas vezes o não pagamento da cota condominial acontece por erros, esquecimento ou fatores como viagens. Assim que detectar um atraso, principalmente de unidades que costumam pagar em dia, avisa sobre o não-recebimento. Evitar o acúmulo de cotas ou que o recurso seja utilizado com outras despesas é fundamental. Muitas administradoras de condomínio enviam correspondências “lembrete”, falando de forma polida e suave com os moradores assim que o atraso é identificado

Dica #3 – Defina uma regra rígida de cobrança

Mesmo em condomínios o processo de cobrança precisa ser eficiente e disciplinado. Isso implica em definir o que o mercado conhece como “régua de cobrança”, ou seja, uma escala onde após certos prazos pré-definidos de atraso acontece o envio de cartas para unidades em atraso, ligações telefônicas e até o início de um processo judicial. O desenho e a execução de uma régua de cobrança eficiente normalmente são feitos pela administradora de seu condomínio.

Dica # 4 – Faça acordos para receber as cotas em atraso

É importante sempre tentar ao máximo os acordos amigáveis ou extrajudiciais, pois o recebimento é mais rápido e o condomínio evita despesas para iniciar processos na justiça. Neste caso recomendamos que a empresa responsável pela cobrança já tenha em mãos parâmetros para fazer acordos de parcelamento. Parcelar pode não parecer justo, mas pense que se a unidade não teve recursos para pagar em dia, dificilmente vai conseguir pagar todo o atrasado e ainda a cota deste mês. Importante deixar claro que o síndico não tem autonomia para perdoar juros e multa, decisões deste tipo precisam ser levadas à assembleia.

Acordos para a redução da inadimplência

Lembre-se: acordos são a melhor forma de reduzir a inadimplência

Dica # 5 – Use os meios legais de cobrança

Se nada resolver utilize os meios legais de cobrança, o processo é simples e o ganho é garantido, mas sem acordo entre as partes pode levar alguns anos. O ideal é não deixar passar muito tempo, entre 3-6 meses do atraso inicial. Antes do início do processo, a administradora notifica a unidade devedora do início do processo judicial, neste momento muitas unidades buscam um acordo. O novo CPC (Código de Processo Civil) iniciado em março de 2016 promete agilizar estes processos, mas isso é tema para um outro texto.

Dica # 6 – Planeje-se para evitar faltar dinheiro

Lembre-se, o condomínio deve ser pensado de forma profissional, pois existem empregados, obrigações legais e contratos com fornecedores mensalmente. Para garantir que a inadimplência deixe o síndico sem recursos para despesas importantes devemos planejar a inadimplência. Isto deve ser feito no momento da previsão orçamentária a ser discutida na AGO (Assembleia Geral Ordinária). Se o histórico de não-pagamentos for de 10% por exemplo, coloque isso no orçamento.

Lembre-se sempre, não cobrar significa falta de dinheiro e necessidade de cotas extra para cobrir o déficit, o que gera mais inadimplência.

Do It Yourself: a nova moda na decoração!

Você conhece a sigla DIY? Ela vem do inglês “do it yourself” – ou faça você mesmo, em bom português. O DIY é um estilo de decoração que vem sendo cada vez mais difundido no mundo e no Brasil devido à sua principal característica, a sustentabilidade. A ideia aqui é reaproveitar materiais para criar peças de decoração modernas, bonitas e confortáveis, reciclando outras peças e criando ambientes com a cara do morador e, ainda por cima, gastando menos.

Você pode começar hoje mesmo a criar peças personalizadas para a sua casa. Para isso, é sempre bom ter alguns materiais que são “coringas” no DIY. Vamos listas alguns para vocês:

 

Cola quente

Além de prática a cola quente é barata e fácil de encontrar em lojas de artesanato. Ela é usada na maioria dos projetos que você encontra pela internet para colar os mais variados tipos de materiais!

 

Grampeador de tapeceiro

Ele é tipo o “chefe” dos grampeadores normais. Por usar grampos mais grossos e fortes e ter um aplicador de alta pressão, ele grampea qualquer coisa, de tecido à madeira! Super útil em sua maleta de ferramentas até para pequenos reparos na casa.

 

Furadeira

Muito acessórios precisam de furos para liga-los ou prende-los à algum lugar e a furadeira é sua melhor amiga nessas horas! Além disso, pequenas instalações pela casa também recebem muita ajuda dessa ferramenta.

 

Cortador circular

A tesoura é muito útil mas o cortador circular é uma peça chave para trabalhos que precisam de maior precisão. Ele é ótimo para cortar tecidos, assim como papel e papel de parede – apesar de este segundo uso fazer com que perca o fio com mais rapidez. Uma régua e pronto, seus cortes saem retinhos e de forma fácil e rápida!

 

Cola de contato

Apesar da cola quente também fazer esse papel, as colas de contato se mostram mais resistentes em materiais mais pesados, como louças, por exemplo. Uma boa pedida para remendos em pequenos objetos.

Sala com pouco espaço? Conheça esses sofás funcionais!

Com os últimos eventos esportivos e os próximos que ainda vamos receber, conseguir alugar ou comprar um imóvel está cada dia mais difícil e caro. A solução, para muitas pessoas, foi buscar por espaços menores e por soluções para torna-lo funcionais e confortáveis.

Hoje, trazemos vários exemplos de sofás para salas pequenas que são funcionais sem deixar de lado o conforto e a comodidade, além da beleza.

Se sua sala tem pouco espaço mas você quer dividi-la em dois ambientes esse modelo de sofá pode ser uma opção: as costas oferecem nichos onde a decoração pode ser colocada, formando uma divisória entre ambientes.

Um sofá que pegue as quinas e curvas do ambiente ocupa bem menos espaço e ainda pode abrigar uma mesa maior. Nesse caso o espelho grande ajuda ainda mais a tornar o ambiente com aparência maior e mais ampla.

Gosta de ver um filminho na ala aos finais de semana? Os futons são típicos das decorações japonesas e podem vir em vários tamanhos. Nesse caso, ele foi adaptado como um sofá, mas pode ser esticado parcialmente, deixando o encosto e criando uma “extensão” para as pernas; ou esticado completamente, criando um colchão tradicional.

Essa solução é prática, elegante e ainda possibilita diferentes adaptações. Como os módulos são separados, você pode “montar” seu sofá do tamanho que quiser, adequando-o ao seu espaço disponível. Os nichos inferiores podem ser decorados com cestinhas de vime ou palha e guardar revistas, controles ou outros acessórios – até mesmo brinquedos das crianças.

Essa solução é ainda mais simples e barata: blocos de concreto e seus nichos naturais podem formar a base para o futon e abrigar pequenos objetos e sapatos.

Design e praticidade se encontram juntos nesse sofá: encaixado como um “tetris”, as peças formam uma mesinha que pode ser usada na posição normal ou separada da peça principal, fazendo surgir dois bancos adicionais (ou apoios para os pés!).

 

 

 

DIY: Decorações pra a Páscoa!

Quando se fala em Páscoa altomaticamente pensamos em chocolate. Muita gente gosta de decorar a casa de forma especial, principalmente para as crianças, que esperam ansiosas qpelo coelho que vai trazer os ovinhos de chocolate. Trazemos, nesse post, algumas ideias simples de decoração que vão encantar crianças e adultos nesta data tão especial. Confira!

 

Com uma simples dobradura você pode enfeitar a sua mesa com guardanapos em forma de coelho!

Fonte: http://reciclaearte.spaceblog.com.br

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Gostou da ideia das dobraduras? Esse coelho é fácil de fazer e pode ser recheado com ovinhos de chocolate ou balas e jujubas:

Esses coelhinhos foram feitos com cartolina e palitos de pirulito. Eles podem ser espetados nas comidas e usados, até mesmo, para indicar o que são, sabores e variações, como “apimentado” ou “sem açúcar”.

Fonte: http://jehjeh.com/decoracao-especial-pascoa/

 

 

 

 

 

 

 

 

Esse guarda-chuva velho foi enfeitado com flores  artificiais, palha decorativas e cascas de ovos pintadas e bem coloridas. A finalização com o lacinho deu o toque especial e deixou a peça super charmosa!

Fonte: http://blogs.atribuna.com.br/designdecor/2015/03/clima-de-pascoa-por-toda-casa/

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Usou muitos ovos nas receitas, para fazer bolos e tortas? Que tal proveita-los para encher de doces e decorar o centro da mesa?

Fonte: http://blogs.atribuna.com.br/designdecor/2015/03/clima-de-pascoa-por-toda-casa/

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Esse arranjo com cenouras e margaridas artificiais é simples de fazer e deixa uma decoração ainda mais especial na sua mesa.

Fonte: http://casadoseagora.blogspot.com.br/2015/03/decoracao-para-pascoa.html

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sem muita criatividade? Ovos, cola e purpurina resolvem boa parte do problema!

Fonte: http://www.viladoartesao.com.br/blog/2011/04/decoracao-de-pascoa-com-arvore-de-ovos-brilhantes/

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

E que tal se arriscar na cozinha? O brigadeiro de colher pode ir dentro das cascas de ovos decoradas; o bolo pode virar um ninho de balas e esse biscoito em forma de coelhinho é super fácil de fazer!

fonte: http://casadoseagora.blogspot.com.br/2015/03/decoracao-para-pascoa.html

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Mas o que vale mesmo, nesse dia, é lembrar de compartilhar valores como amor, compaixão e alegria!

 

FELIZ PÁSCOA!

 

Comofaz? – Conduta antissocial

Muitos condomínios tem, em suas regras, uma cláusula chamada de comportamento antissocial, onde o praticante é passível de punição. Mas que tipos de atitudes poderiam assim ser consideradas?

Não há na legislação nenhuma definição sobre o que seria especificamente um comportamento antissocial. Por isso, é preciso muita cautela ao usar esse tipo de classificação em ocorrências. Por definição, temos que conduta antissocial é aquela que causa incômodo constante aos vizinhos, podendo acarretar na desvalorização da propriedade, colocando em risco a vida de terceiros, entre outros fatores.

Alguns exemplos: atos decorrentes de frequente estado de embriagues ou o uso de outro tipo de drogas, produção excessiva e rotineira de barulhos, frequente descumprimento das regras condominiais, falta de respeito na tratativa com funcionários e condôminos, ligação com prostituição, jogos de azar, entre muitas outras.

Sendo assim, são infinitos os exemplos e cabe ao síndico e seus auxiliares o bom senso na decisão.

Super Síndico em: salão de festa em datas festivas

O salão de festas é uma das áreas comuns que muitos condomínios oferecem aos moradores – e também uma das que causa mais dúvidas e problemas. Uma das maiores controvérsias é sobre o aluguel do espaço em datas festivas, como Natal e Ano Novo, por exemplo.

Como não existe nenhuma lei específica sobre o tema, a orientação é seguir o que as regras condominais e o estatuto do condomínio determinam.

Melhor do que a simples proibição do uso nessas datas é chegar à um acordo de regulamentação do uso desse espaço. Uma boa opção é o sorteio: todos os condôminos interessados no uso do espaço nessas datas devem demonstrar seu interesse até 90 dias antes da mesma para que, 30 dias antes dela, possa ser feito um sorteio entre os interessados. As inscrições devem constar em quadro de avisos ou outros meios de comunicação que cheguem a todos.

Deve-se observar também se nessas normas haverá proibição de inscrição para inadimplentes ou infratores. Isso também deve estar bem claro no comunicado.

Após o sorteio, um prazo deve ser estipulado para efetuar o pagamento e garantir a reserva do espaço, podendo ainda constar outras regras, como o sorteio de outras três unidades para o caso de desistência ou não pagamento da reserva, especificar multa para os desistentes e inúmeras outras regras de um sorteio.

Conheça o SocialCondo!

A vida anda cada vez mais corrida e a tecnologia busca sempre nos ajudar a ganhar mais tempo: celulares, carros e televisão multifunções são cada vez mais comuns no mercado e as pessoas tem aderido cada vez mais. Mas na hora de chegar em casa, dentro dos nossos condomínios, parece uma viagem de volta ao passado: muito papel, burocracia e ligações fazem todos os processos se tornarem ainda mais lentos.

Pensando nisso, a ESTASA lança, em comemoração ao seu aniversário de 42 anos, o SocialCondo, uma rede social para integrar condôminos e administradores, resultando num relacionamento muito mais fácil, prático e rápido!

Através dele as tarefas cotidianas podem ser realizadas através do computador ou smatphone, inovando e gerando muito mais comodidade na convivência e administração dos ganhos, tempo e energia, gerando uma vida muito melhor para o seu condomínio. Veja tudo que o SocialCondo pode te oferecer:

Para saber mais e como usar esse excelente serviço em seu condomínio entre em contato conosco!

O que são despesas ordinárias e extraordinárias?

Na hora de organizar as contas do condomínio o síndico tem que entender tudo de despesas. Você sabia que existem dois tipos de despesa, as ordinárias e as extraordinárias?

Despesas ordinárias são todos os gastos rotineiros e necessários para manutenção do condomínio, como: salários, prestadores de serviços, encargos fiscais e trabalhistas, despesas de consumo, manutenção, seguro, gastos administrativos, conservação, pequenos reparos e outras.

Nessa área o síndico precisa ter muito cuidado, pois uma previsão orçamentária errada pode levar as finanças do condomínio ladeira abaixo. É preciso planejar com muito cuidado todas essas despesas, já que são fixas e certas ao longo de todos os meses.

Já as despesas extraordinárias, como o próprio nome diz, são os gastos extras oriundos de imprevistos como vazamento, substituição de equipamentos, reformas, benfeitorias e, salvo algumas situações emergenciais, a capitação de valores para despesas extraordinárias é precedido de assembléia.

Essa distinção pode não ser importante para a maioria dos condôminos, mas quem aluga um local deve estar sempre de olho: por lei, as despesas ordinárias são de responsabilidade do inquilino, mas as extraordinárias caem nas mãos do proprietário do imóvel. Um bom acordo é que o pagamento dessas despesas, quando feitas pelo inquilino, sejam depois descontadas do próprio aluguel.